Compliance in den Spenner Unternehmen

Mit dem vorliegenden Verhaltenskodex möchten wir Ihnen aufzeigen, unter welchen moralischen und ethischen Grundsätzen wir wirtschaftlichen Erfolg erreichen wollen und wie Sie sich in konkreten Fällen verhalten sollten. Dies gilt verpflichtend für alle Mitarbeiter innerhalb der Spenner Gruppe unabhängig von ihrer Position im Unternehmen. Dabei gehen wir als Geschäftsleitung davon aus, dass die nachfolgenden Verhaltensregeln und Geschäftspraktiken bereits eingehalten werden und unser übliches Verhalten im Geschäftsalltag widerspiegeln. Wir reagieren mit diesem Dokument nicht auf bekannt gewordenes Fehlverhalten und unterstellen auch kein solches. Vielmehr geht es darum, unsere Ansprüche an ein gesetzestreues, redliches Geschäftsverhalten schriftlich zu dokumentieren.

Insbesondere unser Verhalten gegenüber Kunden, Lieferanten, öffentlichen Stellen sowie auch gegenüber unserer Umwelt prägen nachhaltig den Ruf, das Erscheinungsbild, das öffentliche Ansehen und damit auch den wirtschaftlichen Erfolg unseres Unternehmens. Dabei ist für uns selbstverständlich, dass dieser nicht auf Korruption, Wettbewerbsabsprachen oder anderen gesetzeswidrigen Handlungen beruht, sondern unter Einhaltung der geltenden Gesetze erreicht wird. Die partnerschaftliche und oftmals langlebige Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Lieferanten und unsere Reputation werden durch Gesetzesverstöße gefährdet. Die Nichteinhaltung von Vorschriften und gesetzlichen Regelungen kann zu beträchtlichen Schäden, Ersatzverpflichtungen und Strafen bis hin zur Existenzgefährdung des Unternehmens führen.

Was ist Compliance?

Bezogen auf Unternehmen bedeutet Compliance regelgetreues und redliches Verhalten und die Gesamtheit der hierzu im Unternehmen getroffenen Maßnahmen. Damit umfasst der Begriff sowohl die förmliche Einhaltung geltender Vorschriften als auch ethisch einwandfreies Geschäftsgebaren

1. Wir verpflichten uns zur Einhaltung geltenden Rechts

Neben der Befolgung aller geltenden Spenner Richtlinien und Regeln, wie bspw. Arbeitsanweisungen, ist für jeden Mitarbeiter selbstverständlich auch die Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften in Deutschland oder jedem anderen Land, in dem wir tätig sind, verbindlich.

2. Wir verpflichten uns zur Einhaltung kartellrechtlicher Vorgaben

Vereinbarungen und abgestimmte Verhaltensweisen (gleich welcher Art und Form) zwischen zwei oder mehreren Geschäftspartnern, die sich bspw. auf Preise, Kalkulationen, Preisbestandsteile, Preiszuschläge, Listenpreise, Mindestpreise, Angebotspreise, Qualität, Rabatte, Kunden-, Markt-, Gebiets- oder / und Gewinnaufteilungen, Produktion und / oder Produktionsstandort, Forschung und Entwicklung, Produktions-/ Liefermenge, Kapazitäten, Quoten, Handelsspannen, Liefer- und Zahlungsbedingungen, Geschäftsbedingungen oder Ausschreibungen beziehen und / oder die Ausnutzung einer marktbeherrschenden Stellung, bspw. Verweigerung der Belieferung, Kopplungsgeschäfte oder missbräuchliche Preisgestaltung, und die eine Verhinderung, Einschränkung, Vortäuschung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken, sind rechtswidrig und damit strikt verboten.

Vereinbarungen und abgestimmte Verhaltensweisen zwischen Lieferanten und Kunden, bspw. exklusive Liefer- und Bezugsverpflichtungen, Gebietsbeschränkungen, sonstige Beschränkungen des jeweiligen Kunden in dessen Verhältnis zu seinen Abnehmern und der Austausch marktrelevanter Informationen können rechtswidrig und damit verboten sein, wenn sie den Wettbewerb behindern und ein sachlich gerechtfertigter Grund fehlt, was vor Vereinbarung bzw. Abstimmung stets zu prüfen ist. Eine rechtliche Einzelfallprüfung ist in unklaren Fällen in jedem Fall vorzunehmen.

Zusammenkünfte mit Wettbewerbern sind grundsätzlich zu vermeiden und ohne sachlich gerechtfertigten Grund untersagt.

Sollte es zu bestimmten Anlässen wie bspw. Verbandstreffen oder Messen oder unverhofft doch zu Begegnungen oder Zusammenkünften kommen, dürfen auf keinen Fall geschäftssensible Informationen (wie Preise, Preiskomponenten, Preisstrategien, Preiszuschläge und –abschläge, Zahlungsbedingungen und Rabatte, Lieferfristen und Lieferanten sowie das Kundenportfolio) ausgetauscht werden und keine wettbewerbsbeschränkenden Maßnahmen getroffen werden.

Bei unzulässigem Informationsaustausch muss dem Informationsaustausch nachdrücklich und vernehmbar widersprochen werden. Gleiches trifft auf eventuelle Versuche von anderen Teilnehmern derartiger Treffen zu, den anwesenden Teilnehmer der Spenner Unternehmen in eine wettbewerbsbeschränkende Maßnahme einbinden zu wollen. Bei Verbandssitzungen ist dieser Widerspruch zu protokollieren. Sollten derartige Diskussionen oder Gespräche trotzdem fortgeführt werden, muss der anwesende Teilnehmer der Spenner Unternehmen die Sitzung bzw. das Treffen unverzüglich verlassen.

Der Widerspruch ist den anderen Teilnehmern des Treffens während des Treffens unverzüglich mündlich und zusätzlich nach dem Treffen schriftlich (möglichst per Fax und mit nachgewiesenem Sendeprotokoll) mitzuteilen.

Das Verbot der Weitergabe der vorgenannten Daten und Parameter im vorgenannten Umfang an andere Wettbewerbsteilnehmer besteht auch bei vorbereitenden Gesprächen, die das Eingehen bzw. den Abschluss von Bieter- und / oder Arbeitsgemeinschaften mit anderen Marktteilnehmern beabsichtigen. Derartige Gespräche zu den genannten Gemeinschaften und der Abschluss derartiger Gemeinschaften sind nur dann statthaft, wenn das beteiligte Unternehmen der Spenner Unternehmen selbst allein nicht in der Lage ist, allein ein Angebot auf dem durch die Bieter- und / oder Arbeitsgemeinschaft betroffenen Markt aufzustellen und abzugeben.

Vor Beteiligung eines Spenner Unternehmens an einer Bieter- oder Arbeitsgemeinschaft muss in jedem Fall insbesondere geprüft werden, ob das Spenner Unternehmen allein über die erforderlichen Kapazitäten und technischen Einrichtungen, über die fachlichen Kenntnisse und über die erforderliche Anzahl qualifizierter Mitarbeiter verfügt.

Nur dann, wenn auch anhand von Fakten belegbar und damit objektiv nachvollziehbar ist, dass das Spenner Unternehmen allein nicht zur Abgabe eines Angebotes und zur Belieferung eines eigenständigen Angebotes in der Lage ist und deshalb die Zusammenarbeit des Spenner Unternehmens mit einem anderen Wettbewerber eine im Rahmen wirtschaftlich zweckmäßigen und kaufmännisch vernünftigen Handelns liegende Unternehmensentscheidung darstellt, ist eine Beteiligung an einer Bieter- oder Arbeitsgemeinschaft überhaupt zulässig. Sind sich die Mitarbeiter der Spenner Unternehmen bei der Prüfung der Beteiligung an derartigen Gemeinschaften nicht sicher, dass die Teilnahme nicht gegen die Bestimmungen des Kartellrechts verstößt, haben sie eine rechtliche Einzelprüfung vor Eingehen einer derartigen Gemeinschaft und den dazu geführten Besprechungen mit dem Wettbewerber durchzuführen.

Verhandlungen im Vorfeld der Gründung einer Bieter- oder / und Arbeitsgemeinschaft dürfen nicht dazu genutzt werden, dass sich die beteiligten Unternehmen etwa darauf verständigen, sich letztlich doch nicht an einer solchen Gemeinschaft zu beteiligen, sondern stattdessen Konditionen über eigenständige Angebote an einer Ausschreibung auszutauschen.

Zu den vorgenannten Verpflichtungen, insbesondere zu dem vorgenannten sensiblen Thema der Teilnahme von Vertretern der Spenner Unternehmen an den genannten Sitzungen finden in regelmäßigen Abständen Schulungen statt, an denen insbesondere die Außendienstmitarbeiter teilzunehmen haben.

3. Wir verpflichten uns zur Unbestechlichkeit

Spenner beteiligt sich in keiner Weise an Bestechung oder Korruption. Beides sind für uns keine Mittel zur Erreichung unserer Unternehmensziele. Es ist deshalb grundsätzlich unzulässig, für eine Bevorzugung einen Vorteil anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren. Von einem Geschäftspartner darf kein persönlicher Vorteil gefordert oder angenommen werden. Es ist strengstens untersagt, Beamten oder Staatsbediensteten, Kandidaten für politische Ämter, Amtsträgern, Mitarbeitern oder Repräsentanten einer Regierung, eines staatlichen Unternehmens oder einer internationalen Organisation, Geschäftspartnern oder anderen Personen unmittelbar oder mittelbar Geld oder andere unangemessene Vorteile zu den nachfolgend ausgeführten Zwecken (Beispiele) zu versprechen, zu gewähren oder anzubieten:

  • zur Einflussnahme auf eine Handlung oder Entscheidung der vorgenannten Personen
  • um die vorgenannten Personen zur Vornahme oder Unterlassung einer Handlung zu verleiten,   durch welche sie ihre gesetzlichen Pflichten verletzen würde
  • zur Sicherung eines Vorteils
  • zur Anstiftung der vorgenannten Person, ihren Einfluss zur Herbeiführung einer offiziellen Handlung oder Entscheidung zu nutzen, um auf diese Weise neue Geschäftsmöglichkeiten sich selbst oder für dritte Personen zu eröffnen oder bestehende Geschäfte für sich selbst oder für dritte Personen zu sichern.

4. Wir verpflichten uns zur Vermeidung von Interessenkonflikten

Ein Interessenkonflikt kann entstehen, wenn unsere persönlichen Interessen unsere Fähigkeit zur effektiven und ordnungsgemäßen Ausübung unseres Jobs behindern oder als beeinträchtigend empfunden werden.

In jedem Fall vermeiden wir in der Ausübung unserer Geschäftstätigkeit für Spenner alle Beziehungen beziehungsweise Aktivitäten, die unsere Fähigkeit zu objektiven und fairen Entscheidungen beeinträchtigen oder auch nur beeinträchtigen könnten. Sofern sich solche Beziehungen oder Aktivitäten nicht vermeiden lassen, sind diese dem zuständigen Compliance-Mitarbeiter unverzüglich zu melden. Darüber hinaus sollten Sie gleichermaßen alle persönlichen Interessen offenlegen, die im Zusammenhang mit der Ausübung Ihrer beruflichen Pflichten stehen könnten. Gleichermaßen dürfen Mitarbeiter ihre Position bei Spenner nicht dazu ausnutzen, um sich oder dem Unternehmen Vorteile zu verschaffen. Wir erwarten von Ihnen, dass

  • von Geschäftspartnern keine persönlichen Vorteile gefordert oder angenommen werden
  • Einladungen und Geschenke von/für Geschäftspartner/n nur angenommen oder ausgesprochen/gewährt werden, wenn Anlass und Umfang angemessen sind
  • keine Geldgeschenke angenommen oder verteilt werden
  • die Übernahme von Übernachtungs-, Transport- und/oder Rahmenprogrammkosten für Ehepartner/Lebensgefährten seitens der Geschäftspartner nicht angenommen werden
  • Einladungen/Geschenke im unmittelbaren Vorfeld einer Vergabeentscheidung/vor Vertragsabschluss strikt abgelehnt werden
  • Delegationsreisen/Werksbesichtigungen nicht als reine Vergnügungsveranstaltungen ablaufen.
  • Um Geschäftsbeziehungen durch einen der o. g. Aspekte nicht zu belasten bzw. den Geschäftspartner nicht zu brüskieren, verweisen Sie in kritischen Situationen bitte auf diesen Verhaltenskodex. Geschenke, die aufgrund besonderer Umstände nicht abgewiesen werden können, stellen Sie dem Unternehmen zur Verfügung bzw. wenden sich an einen Compliance-Mitarbeiter.

5. Wir verpflichten uns zu einer integren Zahlungspolitik

Es entspricht nicht unserer Unternehmenspolitik, Geschäfte mit Personen oder Organisationen zu tätigen, die an kriminellen oder illegalen Aktivitäten beteiligt sind. Alle Mitarbeiter sind zur Einhaltung der anwendbaren in- und ausländischen Geldwäschegesetze und -Vorschriften verpflichtet. Unter Geldwäsche versteht man die Einschleusung von Bargeld und anderen finanziellen Mitteln aus kriminellen oder illegalen Aktivitäten in den legalen Finanzkreislauf über Unternehmen oder Banken. Daher strebt Spenner einen möglichst geringen Barzahlungsverkehr an. Darüber hinaus verpflichten sich die Mitarbeiter den internen Richtlinien zum Umgang mit Barzahlungen. Verdächtiges Zahlungsverhalten, das Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Herkunft der Mittel aufkommen lässt, ist dem Compliance-Beauftragten zu melden.

6. Wir verpflichten uns zum Schutz von Spenner-Eigentum

Mitarbeiter müssen Spenner-Eigentum verantwortungsvoll und mit der gebotenen Sorgfalt behandeln. Zum Eigentum von Spenner gehören sowohl alle materiellen Vermögensgegenstände wie bspw. unsere Büroausstattung, Bürobedarf, Computer, Mobiltelefone, Mobiliar, Fahrzeuge, Maschinen und Werkzeuge als auch immaterielle Vermögensgegenstände wie bspw. Know-how, Patente, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse und Software. Spenner toleriert weder den unbefugten Gebrauch noch die Unterschlagung oder die Weitergabe von Eigentum oder Dienstleistungen.

7. Wir verpflichten uns zu einem ordnungsgemäßen Berichtswesen

Die Fälschung oder missbräuchliche Änderung von Aufzeichnungen, Laborergebnissen, etc. ist verboten. Sie dürfen niemals eine andere Person anweisen, derartige Veränderungen vorzunehmen oder zu genehmigen oder dies selbst auf Anweisung einer anderen Person tun, wenn Sie wissen oder Grund zu der Annahme haben, dass dies falsch oder missverständlich ist. Bei der Erstellung von Aufzeichnungen müssen wir alle integer handeln, sodass Informationen nicht entgegen den Vorschriften zurückgehalten oder unvollständig oder missverständlich erstellt werden. Abweichungen in Aufzeichnungen müssen durch geeignete Korrekturmaßnahmen vorgenommen werden und jenen Personen mitgeteilt werden, die über solche Korrekturen informiert werden müssen.

Betriebliche Unterlagen müssen entsprechend den geltenden Gesetzen und Richtlinien von Spenner aufbewahrt werden. Die Vernichtung, Unterschlagung oder Änderung irgendwelcher Unterlagen, die Ihnen zur Aufbewahrung anvertraut wurden, ist verboten. Sofern Ihnen ein Gerichtsverfahren, eine interne oder externe Untersuchung oder die Möglichkeit einer solchen bekannt ist, die mit Unterlagen in Ihrem Besitz oder unter Ihrer Aufsicht im Zusammenhang stehen, sind Sie verpflichtet, diese Unterlagen aufzubewahren und auf Anforderung vorzulegen.

8. Wir verpflichten uns zu einem respektvollen Umgang mit Kollegen und Kunden

Wir schätzen und schaffen ein integratives und faires Arbeitsumfeld, das den Respekt für alle unsere Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner fördert. Wir streben die Schaffung eines Umfeldes an, in dem persönliche Würde, Privatsphäre und die Rechte und Sicherheit jedes Einzelnen Teil unserer täglichen Berufserfahrung sind. Niemand darf wegen seiner ethnischen Herkunft, seiner Hautfarbe, Nationalität, seines Glaubens, seiner Weltanschauung, seines Geschlechts, seines Alters, seiner körperlichen Konstitution, seines Aussehens oder seiner sexuellen Identität ungerecht behandelt, benachteiligt, begünstigt, belästigt oder ausgegrenzt werden.

Dies gilt nicht nur auf dem Betriebsgelände, sondern auch bei der Ausübung der Geschäftstätigkeit für Spenner – sei es während eines Kundengespräches, beim Fahren eines Spenner-LKW oder bei der Kommunikation im örtlichen Umfeld.

9. Praktische Umsetzung des Kodex

9.1. Informationen und Fragen

Alle Vorgesetzten haben dafür Sorge zu tragen, dass die Mitarbeiter den Verhaltenskodex kennen und befolgen. Jeder Vorgesetzte ist gehalten, durch seine persönliche Integrität ein Vorbild für seine Mitarbeiter zu sein und auf diese Weise zu bewirken, dass der Verhaltenskodex als wesentlicher Teil unserer Unternehmenskultur gelebt wird. Darüber hinaus stehen die Vorgesetzten ihren Mitarbeitern bei Fragen zu diesen Regeln zur Verfügung. Für detaillierte Fragestellung stehen die Compliance-Mitarbeiter zur Verfügung. Die Compliance-Mitarbeiter sind der Compliance-Beauftragte (Spenner) als zentraler Verantwortlicher und die Compliance-Ansprechpartner (Spenner Herkules und Spenner Zementwerk Berlin) als lokale Ansprechpartner.

9.2 Meldung von Verstößen

Jeder Mitarbeiter ist angehalten, jeden aus seiner Sicht relevanten Vorfall unter der Angabe des Namens, des Zeitpunkts, einer Beschreibung des Sachverhalts und ggf. unter Benennung des involvierten Lieferanten/Kunden oder weiterer Personen unmittelbar an die Compliance-Mitarbeiter zu melden. Die Dokumentation sämtlicher Fälle erfolgt durch die Compliance-Mitarbeiter in einer zentralen Datenbank. Auf diese haben Geschäfts- und Personalleitung sowie der Compliance- und der Datenschutzbeauftragte jederzeit Zugriff bzw. können jederzeit Einsicht nehmen.

Alle Mitarbeiter werden dazu ermutigt, mutmaßliche Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex zu melden. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es nicht Sinn dieses Verhaltenskodex ist, Mitarbeiter zu kontrollieren oder zu überwachen. Bei Unsicherheiten wenden Sie sich bitte an Ihren Vorgesetzten oder die Compliance-Mitarbeiter. Die Meldung von Vorstößen oder zweifelhaften Vorfällen dient nicht der Herbeiführung arbeitsrechtlicher Konsequenzen. Es geht ausschließlich darum, rechtswidrige Vorgänge zu identifizieren und zu vermeiden, um Schaden vom Unternehmen abzuwenden. Jeder Mitarbeiter, der einen Verstoß gegen den Verhaltenskodex meldet, wird vor Repressalien jeder Art geschützt.

Die genannten Maßnahmen sind geeignet, interne Compliance-Vorfälle aufzudecken. Zur Aufdeckung externer Compliance-Vorfälle haben die Spenner Unternehmen eine Ombudsperson beauftragt. Diese ist nimmt Hinweise von unternehmensexternen Personen auf und gibt diese anonymisiert an den Compliance-Beauftragten weiter. Selbstverständlich können sich auch die Spenner Mitarbeiter an die Ombudsperson wenden.

10. Weitere Richtlinien und Regeln

Im Rahmen des Integrierten Managementsystems existieren bereits einige Verhaltensregeln und Richtlinien. Insbesondere die Betriebsanweisungen sind allen Mitarbeitern bekannt und werden regelmäßig geschult. Sie sind sowohl im ELO als auch als Aushänge jederzeit verfügbar. Der vorliegende Verhaltenskodex ersetzt keinesfalls die existierenden Verhaltensregeln, sondern soll lediglich deutlich machen, wie wir uns im Geschäftsbetrieb verhalten und von welchen Werten unsere unternehmerischen Leitlinien und der wirtschaftliche Erfolg geprägt sind.

11. Überwachung/Änderung des Verhaltenskodex

Der Verhaltenskodex wird in regelmäßigen Abständen überwacht. Sollte sich aus irgendwelchen Gründen Änderungsbedarf für den Verhaltenskodex ergeben, wird dieser angepasst und zeitnah kommuniziert.

Weiterhin wird die in 9.2 genannte Datenbank regelmäßig auf relevante Vorgänge untersucht und der Verhaltenskodex auf Einhaltung, Wirksamkeit und sich daraus ggf. ergebende Änderungen geprüft.

12. Laufzeit

Dieser Verhaltenskodex tritt verpflichtend zum 01.12.2015 in Kraft und läuft auf unbestimmte Zeit.

Ombudsperson der Spenner Unternehmen

Sollten Sie als Kunde oder Lieferant Beschwerden über unsere Handlungsweisen haben, oder der Meinung sein, dass wir bei Spenner uns nicht gemäß unseres Verhaltenskodex verhalten, so können Sie sich an unsere Ombudsperson wenden. Durch die Kontaktaufnahme entstehen Ihnen keine Rechtsanwalts- oder Beratungskosten. Diese wird Ihre Anfrage anonym aufnehmen, sodass Sie als Hinweisgeber geschützt sind. Die Ombudsperson ist als Rechtsanwältin zum Schweigen verpflichtet und berechtigt. Informationen werden nur dann weitergegeben, wenn der Hinweisgeber einer Verwertung ausdrücklich zustimmt. Informationen, die nicht durch den Hinweisgeber freigegeben werden, unterliegen der Vertraulichkeit. Weder das Unternehmen noch staatliche Ermittlungsbehörden (Polizei, Staatsanwaltschaft, Gerichte) werden davon erfahren. Ein Rechtsanwalt, der gegen seine berufliche Verschwiegenheitspflicht verstößt, macht sich gemäß § 203 StGB strafbar.

 

Verhaltenskodex